E-mailul este o unealtă importantă de comunicare atât în viața personală cât și în cea profesională. Cel mai utilizat serviciu gratuit de mesagerie electronică, pe care probabil îl folosești și tu este Gmail-ul de la Google. Este cel mai bun serviciu la ora actuală, așa că, dacă nu ești încă utilizator, nu ar strica să îți faci un cont și să profiți de funcțiile numeroase pe care ți le pune la dispoziție. Chiar dacă ești un utilizator vechi s-ar putea să nu cunoști chiar tot ceea ce acest serviciu poate face pentru o gestionare eficientă a căsuței tale de e-mail.
Să vedem câteva dintre funcțiile care și-ar putea schimba modul de utilizare al mesageriei electronice.
Filtre bazate pe alias-uri
Gmail permite utilizatorilor să își facă alias-uri în funcție de care să fie filtrate mesajele. De exemplu, poți introduce puncte sau alte caractere, cum ar fi + în adresa ta de e-mail pentru a crea un alias. Astfel, poți obține ion..popescu@gmail.com sau ion.popescu+work@gmail.com. Primul alias îl poți folosi ca filtru pentru mesajele personale, iar al doilea alias poate fi folosit pentru e-mail-urile de serviciu. Bineînțeles, poți crea alias-uri după pofta inimii, după inspirație și după relevanța.
„Canned Responses” sau răspunsuri predefinite
De multe ori se întâmpla să ai aceleași răspunsuri pentru un anumit tip de mail-uri, așa că, pentru a nu mai pierde timp cu scrisul de fiecare dată, setează câte un răspuns predefinit. Accesează setările, mergi la tab-ul Labs de unde vei putea activa aplicația de răspunsuri predefinite „Canned Responses”. Poți să îți construiești un mesaj predefini nou care va putea fi folosit în momentul în care trebuie să oferi un răspuns rapid.
Undo Send
Dacă ai trimis un mesaj pe care ți-ai dat seama că nu trebuia să îl trimiți, tot din Google Labs vei putea activa opțiunea de rechemare a mesajelor trimise. Odată ce ai activat opțiunea, poți seta perioada limită de timp în care poți anula trimiterea mesajelor. Pentur a face acest lucru, mergi la setările generale, iar din „Undo Send” setează numărul de secunde în care mesajul poate fi retras.
Scurtături din combinații de taste
În Labs vei regăsi și opțiunea de „keyboard Shortcuts” care te va ajuta să folosești opțiunile Gmail cu ajutorul unor combinații de taste, astfel încât să fie nevoie să iei mâna de pe tastatură și să acționezi comenzile cu mouse-ul. La prima vedere, această funcție nu pare o un ajutor extraordinar, dar utilizatorii experimentați o apreciază din plin.
Leagă task-urile de e-mail-urile
Este o opțiune pentru productivitate care își poate demonstra eficiența la serviciu. De fiecare dată când primești un e-mail care necesită o acțiune, mergi la „More”, iar din lista drop-down selectează „Add to Tasks” iar task-ul va fi adăugat în lista Google Tasks.
Boomerang
Prin această aplicație pot fi programate mesajele trimise, așa că dacă ai de trimis e-mail-uri la ore fixe și nu vei fi în fața calculatorului pentru a face acest lucru, pregătește-le, atașează documentele pe care trebuie să le trimiți și programează trimiterea pentru ora stabilită. Bineînțeles, pentru a putea folosi această aplicație la capacitate maximă va fi nevoie să ai totul pregătit dinainte pentru trimiterea mesajului.
FollowUp
O aplicație foarte folositoare, mai ales pentru cei care lucrează în vânzări. De exemplu, dacă un client potențial a deschis mesajul cu oferta, vei primi o notificare astfel încât să-l poți contacta pentru lămuriri.
HopEmail
Poate transforma o succesiune de e-mail-uri într-o conversație de chat, ceea ce ar face comunicarea mult mai comodă și mai rapidă. Facilitează conectarea în timp real cu colegii de serviciu, colaboratori și prieteni.
Sunt doar câteva dintre cele mai frecvente facilități și aplicații disponibile pentru Gmail. Mai cercetăm și revenim cu alte facilități care îți fac viața din fața laptopului mai ușoară.