O mare pacoste pe capul celor care utilizează intensiv e-mailul pentru comunicare personală și business este gestionarea mesajelor, mai ales dacă volumul zilnic de mesaje care intră în inbox este unul semnificativ iar, pe lângă aceste mesaje mai apar și cele nesolicitate, spamurile și ofertele comerciale pe care le trimit magazinele online pe care le frecventezi. Îți dorești un inbox curat și organizat în care să poți găsi cu ușurință conversațiile de interes. Chiar și acum când suntem asaltați cu e-mailuri din toate părțile, poți să ai un inbox util. Cum? N-am gândit noi la câteva „trucuri”.
1. Definește reguli, filtre sau etichete
Orice aplicație sau serviciu de e-mail folosești oferă posibilitatea stabilirea unor reguli, filtre sau etichete pentru organizarea mesajelor. Așadar, ai posibilitatea de a stabili afișarea e-mailurilor în funcție de importanță, de expeditor, de subiectul discuției. De asemenea, poți construi foldere în care să-ți organizezi mesajele. De exemplu, poți să creezi un folder special pentru ofertele pe care le primești de la magazinele online, folder pe care să îl verifici când ai timp și chef de astfel de mesaje.
2. Nu-ți fie frică să ștergi
Dacă un mesaj nu mai este de interes, șterge-l, nu-l păstra să-ți aglomereze inboxul. Indicat ar fi ca, după ce citești un mesaj să faci o acțiune. Dacă nu poți trece imediat la acțiune. Răspunde, rezolvă, problema, deleagă sau șterge e-mailul. În cazul în care amânarea acțiunii se impune, setează-ți un reminder pentru a-ți aminti că ai lăsat o problemă care necesită atenția.
3. Răspunsuri automate
Dacă ai niște răspunsuri standard la anumite probleme fă-ți niște șabloane pe care să le folosești. Astfel vei economisi timp prețios pe care altfel îl foloseai cu redactarea mesajelor. Îți poți crea într-un document separat o listă cu răspunsuri, iar în momentul în care vei avea nevoie, folosește puterea magică a comenzilor copy/paste.
4. Rezumă-te la strictul necesar
Odată ce descoperă opțiunile de organizare, o bună parte din utilizatorii de e-mail încep să le folosească în exces, ceea ce duce la o grămadă de foldere prin care devine din ce în ce mai greu să navighezi și la reguli complicate pe care nimeni nu le mai ține minte.
5. Răspunsuri scurte și la obiect
Mai ales dacă folosești e-mailul la serviciu. Nu folosi mai mult de 5 minute pentru redactarea unui e-mail și nu depăși 3 paragrafe. În acest fel te asiguri că și destinatarul va citi și va reacționa la mesaj.
6. E-mailul nu este calendar sau o listă de task-uri
De multe ori, inboxul se umple și devine dezorganizat pentru că este folosit ca o listă de task-uri sau un calendar. De aceea, rămân și mesaje neșterse sau nearhivate. Folosește o aplicație separată pentru calendar și task-uri. S-ar putea să descoperi că vei deveni mult mai organizat.
7. Dezabonează-te de la newsletter-uri
Fii selectiv cu buletinele informative pe care le primești. Dezabonează-te de la cele care nu te interesează și vei simți cum inboxul va deveni mai „aerisit”.
8. Nu răspunde la spamuri
Utilizatorii mai puțin experimentați s-ar putea să cadă în capcana mesajelor nesolicitate care promit câștiguri rapide. Orice astfel de răspuns va genera mai multe mesaje. Șterge orice mesaj care se califică în categoria spam și treci mai departe.